Buenas Dias,
Les dejo el documento llamado MUNDO DIGITAL, del autor Nicholas Negroponte, donde realizaran las lecturas correspondiente al CAPITULO 2 " EL ANCHO DE BANDA DESENMASCARADO" recuerden que haremos control de lectura.
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https://docs.google.com/viewer?url=http%3A%2F%2Fwww.bibliocomunidad.com%2Fweb%2Flibros%2FNicholas%2520Negroponte%2520-%2520El%2520mundo%2520digital.pdf
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SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Todos los negocios, ya sean
de productos o servicios, involucran transacciones a lo largo de la cadena de
abastecimiento: productores con industriales, industriales con mayoristas,
mayoristas con detallistas, detallistas con consumidores. Todo esto genera
grandes volúmenes de transacciones basadas en papel en cada etapa: órdenes de
compra, facturas, catálogos, notas de entrega, balances bancarios, documentos
legales, etc.
El reto para toda dirección
de negocios consiste en administrar este flujo de información de una manera
eficiente, costeable y productiva. El dato apropiado en cada etapa debe ser
extraído, procesado, comunicado y almacenado en forma rápida, precisa y barata.
Históricamente, el papel ha
sido el único medio de comunicación de información para la administración,
transacciones y comercio. Un comercio basado en papel requiere de manejo
manual, lo cual da como resultado: retrasos, costos y gastos. La computación y
las telecomunicaciones constituyen una alternativa que agiliza el flujo de
información y mejora su precisión y eficiencia.
Hoy en día, no se puede
concebir una buena administración empresarial, sin hacer uso de la herramienta
fundamental como lo es la Informática; podemos afirmar que en un futuro
inmediato, a todo administrador, cualquiera que sea su sector económico, que
pretenda competir de manera eficaz e imaginativa, le será absolutamente
imposible hacerlo sin contar con los recursos que, hoy ya tiene a su
disposición con la imagen, la informática y las tecnologías modernas de la
comunicación.
La información es uno de
los recursos más importantes de una empresa y es utilizada como materia prima
por todos los departamentos de la misma para efectuar su toma de decisiones.
Desde el departamento de mercadotecnia, hasta el de producción requieren de
información oportuna, confiable y especializada que les permita desarrollar con
efectividad su trabajo. Día a día se desarrollan métodos más eficientes y
rápidos que puedan proveer a la empresa de información con calidad, lo que hace
que los sistemas de información computarizados tengan cada vez mayor demanda.
En muchas ocasiones para
alcanzar el nivel óptimo de competitividad deseado por la alta dirección de las
organizaciones donde la computación es un factor decisivo para obtener ese
nivel, es necesario rediseñar todos o algunos de los procesos administrativos
críticos, ya que no basta con simplemente computarizar los ya existentes, es
decir deberá aplicarse en la organización la reingeniería de procesos.
OBJETIVO
Examinar la forma en que
actúan la información y el proceso en la computadora como procesadora de
información, y explicar dónde se ubican estos conceptos en las empresas. Al
mismo tiempo proporcionar consejos sobre dónde y cuándo es apropiado el uso de
las computadoras.
Lograr la integración de la
planeación del negocio y la planeación de los sistemas de información dentro de
una planeación estratégica global.
Incrementar el
entendimiento del uso de las Tecnologías de Información (TI) en las
organizaciones. Identificar las áreas de mayor potencial de aplicación de las
TI´s. Adaptar las TI a las nuevas circunstancias de las organizaciones, y así
competir más efectivamente en su segmento industrial. Comprender las
habilidades requeridas por la dirección corporativa para asegurar que la
organización use y controle adecuadamente la TI. Analizar varios conceptos de
la administración de la TI a la realidad de las empresas.
Los sistemas de información
se centran en el diseño y desarrollo de sistemas computacionales de apoyo al
proceso de toma de decisiones, y de cómo combinarlos con los diferentes
enfoques administrativos. Se utilizan técnicas y herramientas adecuadas para
estructurar y entrelazar en forma efectiva: los modelos cuantitativos,
cualitativos y de información con las interfaces apropiadas al usuario, y con
las bases de información para que el usuario fundamente y realice decisiones
eficaces a altos niveles estratégicos de la organización. Se combinan los
conceptos de sistemas expertos a los convencionales para un apoyo integrado e
inteligente a los procesos administrativos.
Se realiza la planeación a
largo plazo de la inversión en sistemas de información y de su aplicación al
desarrollo empresarial. Se analiza cómo la tecnología de información ha
modificado las estructuras y sistemas organizacionales modernos. Se presentan
modelos gerenciales de sistemas de información y su interconexión con las
actividades de origen estratégico que se realizan en la empresa. Se analizan
diferentes esquemas de uso de la información como herramienta estratégica
dentro de la organización.
Proporcionar las bases
técnicas necesarias y hacer del conocimiento general que: La herramienta más
importante de los últimos años, la computadora, permite crear una estructura de
información completa para las áreas administrativas de una organización con las
siguientes características: que sea correcta, que esté disponible en el momento
en que se necesite y que pueda ser accesada desde cualquier lugar.
1. SISTEMAS DE INFORMACIÓN
1.1. MODOS DE UTILIZACIÓN
Cómo deben comportarse los
sistemas de información en la vida diaria de un administrador. En casa, en una
pequeña empresa, hasta una gran organización. El modelo de lo que debería ser
un sistema de información, como las recetas de cocina, para llegar a un
objetivo en particular: el organizar una cena para determinado grupo de
amistades. ¿Qué es un sistema de información (menús, recetas, ingredientes,
invitados)? y ¿cómo un administrador, director o personal operativo se
convierte en usuario de un sistema, ya sea, para recuperar elementos
específicos de información o para ayudarse a tomar decisiones o para llevar un
registro de sucesos?. Lo cual comprende la utilización principal de los
sistemas de información: recuperación de información, apoyo a toma de
decisiones y el proceso de las operaciones.
1.2. VISIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
La posibilidad de utilizar
un equipo de cómputo en apoyo al manejo de un sistema de información deberá
determinarse de acuerdo con el volumen de datos, rapidez con que se quieran
recuperar, los cálculos repetitivos, la impresión de presentaciones, la
posibilidad de comunicarse con otros equipos, etc. Debemos tomar en cuenta que
el equipo hace lo que se le ordena, no puede anticipar necesidades, tiene
limitaciones de comunicación, y es completamente literal en la interpretación
de órdenes que se le proporciona, pero tiene sus aplicaciones. Los equipos de
cómputo son buenos para almacenar y manipular una gran cantidad de datos. Un
sistema de información debe configurarse de modo que sería posible realizar
cosas como localizar un dato en especial o un conjunto de datos utilizando
ciertos criterios más complejos de selección. Podría usarse en la recuperación
de información o ayudar en la selección de información que reúna los criterios
que uno ha decidido.
1.3. TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN
Después de la Segunda
Guerra Mundial, EEUU se encontró en una situación favorable para que sus
grandes corporaciones crecieran y desarrollaran sistemas de operación en donde
se conjugaban la existencia de múltiples plantas y empresas, así, cuando sale
al mercado mundial, lo hace sobre otras bases de funcionamiento y respaldada
por un sistema financiero sólido basado en el “patrón dólar”. Los rasgos
comunes de las empresas transnacionales parecen predominar respecto a las
características diferenciales. Su carácter de empresas privadas, líderes en los
países capitalistas avanzados, que se expanden fundamentalmente en sectores con
estructura oligopólica y que se ofertan principalmente hacia los mercados de
países de mayor tamaño y nivel de ingreso, condicionan los elementos
fundamentales de su comportamiento.
La participación creciente
de las empresas transnacionales en el comercio internacional conduce a que una
proporción cada vez mayor de los flujos de bienes se canalicen al interior de
éstas empresas y se sustraigan a la competencia del mercado internacional. La
función de liderazgo que desempeñaban las empresas transnacionales se atribuye
en gran parte a la magnitud de los recursos que canalizan a las actividades de
investigación tecnológica. La concentración del flujo de bienes de capital, en
los cuales se incorpora una proporción importante del progreso técnico, entre
el grupo de países proveedores de tecnología, conduce a prever que cada vez en
mayor medida serán las condiciones técnico-económicas que prevalecen en esos
mercados, las que orienten y estimulen el esfuerzo de innovaciones y progreso
técnico. El alto grado de concentración de la oferta es la característica
básica del mercado internacional de tecnología. Un reducido número de empresas
transnacionales generan, con base en las actividades de investigación y
desarrollo, una proporción elevada de la oferta tecnológica disponible. La
valoración de los flujos “cautivos” de tecnología sugiere la conveniencia de
analizar las tendencias en el mercado internacional que son el vehículo a
través de las cuales se incorpora una porción importante del progreso técnico.
Lo fundamental es destacar
la importancia decisiva que sobre la importación de tecnología, ejercen las
opciones que se efectúan en el ámbito de la política industrial. Analizar el
destino de la tecnología que se importa, distinguiendo entre las empresas y las
filiales de empresas transnacionales, que es la procedencia de la tecnología
que importa la industria bajo la forma de bienes de capital y de contratos de
transferencia tecnológica. Las empresas transnacionales han alcanzado una
participación importante y difundida en el conjunto de la actividad industrial
en México. El papel que desempeñan en nuestro país en la transferencia de
tecnología es coherente con lo observado al estudiar su comportamiento en el
ámbito internacional; el comportamiento en México, una mera proyección de las
tendencias generales que caracteriza su expansión en el ámbito mundial y no
constituyen un enclave en ciertas áreas, sino que conforman un conjunto
integrado que se articula a través de las relaciones interindustriales.
La computación, con su
habilidad de manejar grandes volúmenes de información, ha creado, más que otro
aspecto de la revolución tecnológica, administradores competentes y
profesionales capaces de analizar la información de una organización, diseñar
sistemas de información que ayuden a estas necesidades, proveer servicios de
información y coordinar las diversas funciones de los diferentes especialistas
de la empresa, dirigiéndolos siempre hacia los objetivos de la corporación.
1.4. CONCEPTO DE SISTEMAS
El sistema es la idea de
ver a la organización como un todo y no como una serie de partes que pueden o
no estar relacionadas. Este concepto tiene un gran potencial para integrar y
coordinar todas las actividades de la empresa, afinando en mayor grado los
métodos y procedimientos y simplificando ampliamente el trabajo de la
administración, La necesidad de extender el uso de sistemas de información se
acentúa por la existencia de grandes y complejas organizaciones, la competencia
y una reducción considerable para los errores en la toma de decisiones de la
dirección.
Toda persona, en las áreas
de administración necesita estar familiarizada con las capacidades de la
computación para usar inteligentemente sus servicios aún sin tener
conocimientos técnicos. Los costos para realizar las actividades
administrativas son altos, lo cual hace necesario el establecer estándares para
hacer estas actividades y llenar controles para asegurar un máximo rendimiento
al medir: tiempo, calidad, cantidad y costos.
La organización de la
función del proceso de datos debe basarse en un solo criterio: el servicio que
proporciona a los elementos de la empresa. La administración de sistemas de
información debe contribuir generalmente a la dirección de la corporación para
la planeación y control, y debe servir a todos los departamentos funcionales.
Por otro lado, sin una buena planeación, organización, sistemas eficientes y
toda la cooperación del personal afectado, la computadora es un poder
frustrado. El objetivo de toda administración es ver que todo el trabajo
necesario sea llevado a cabo con eficiencia.
2. IDEAS SOBRE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
2.1. ¿QUÉ ES UN SISTEMA DE INFORMACIÓN?
Un sistema es un grupo
interactivo de cosas que queremos tratar como un conjunto para un propósito
particular. Cuando un sistema es ideado y creado para un uso en particular se
dice que es un sistema personal; alguien más que quisiera hacer lo mismo podría
configurarlo de distinta manera. En una organización encontramos sistemas que
son utilizados por diferentes personas, generalmente para realizar tares
rutinarias; en estos sistemas se supone que todos efectúan las mismas tareas, y
se les conoce como sistemas institucionales.
“Un sistema es un conjunto
de componentes, conectados conjuntamente en una forma organizada. Los
componentes están afectados al estar en el sistema y el comportamiento de éste
cambia si lo abandonan. Este conjunto organizado hace algo y ha sido
identificado como de particular interés.”
Vemos a los sistemas como
aceptando entradas desde el entorno, y emitiendo salidas hacia él. Un sistema
cerrado es uno que no tenga entradas ni salidas, es decir, que esté
completamente aislado de su entorno. Un sistema abierto es uno con entradas y
salidas. Una subclase importante de sistemas es la que se refiere a los
sistemas significativos, o los sistemas que tienen un objetivo bien definido.
Muchos sistemas son
extremadamente complejos, y es muy útil dividirlos en sistemas más pequeños
interconectados llamados subsistemas; son sistemas y también pueden
subdividirse en subsistemas menores hasta que se alcance un nivel conceptual
conveniente de subdivisión. La elección de los subsistemas se determina en al
análisis final por la visión global que queremos adoptar sobre dicho sistema.
Lo que queremos es que las interacciones dentro de cada subsistema sean más
fuertes de las existentes en el entorno (en los otros subsistemas). Al nivel de
interacción entre subsistemas se conoce como acoplamiento. Es bueno hacer notar
que el desacoplamiento de subsistemas puede tener un efecto negativo, o
contraproducente: cada uno de los subsistemas trabaja correctamente, pero el
sistema en su totalidad no funciona bien porque los subsistemas operan sin
tener en cuenta al sistema como un todo.
Los sistemas llevan consigo
mecanismos de control que se emplean para comprobar el comportamiento y para
irse adaptando a circunstancias variables, ya sea en el entorno o dentro del
sistema. Donde no se puedan prevenir los problemas es necesario detectar y
corregir los potenciales antes de que pasen a ser graves. Mediante las salidas
de los sistemas se pueden tomar acciones correctoras, en la forma de cambiar o
renovar las entradas, pueden realizarse ajustes a las máquinas, o pueden
tomarse importantes decisiones de negocios.
Es más productivo analizar
un sistema en términos de las funciones que realiza, o que se presume efectúa
(visión funcional) que de una manera estructural (visión estructural), porque
en muchas ocasiones es una visión muy estática. Debería ser posible derivar una
visión general de las organizaciones que ponga un mayor énfasis en sus
características comunes y que nos permita aplicar nuestra experiencia
particular en un tipo de organización a los problemas que se encuentran en
otras.
2.2. CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
La característica esencial
de un sistema de información es el uso de registro de datos para representar el
movimiento, el estado o la existencia de objetos en algún otro sistema, los
cuales pueden ser físicos o abstractos. Ej. Un almacén formado por bienes:
llegan, se guardan y se venden. Se empieza confeccionando registros de lo que
hay. El conjunto de registros y los medios que se utilizan para conservarlos,
constituyen un sistema de información. El sistema de información es un modelo o
representación de un sistema físico, con el cual también interactúa, y los dos
pueden contemplarse como subsistemas de un sistema organizativo más amplio. Las
entradas al sistema de información desde el sistema físico son observaciones,
mientras que las salidas son reglas para actuar; aunque también conlleva
entradas y salidas que son puramente información y no van acompañadas de
movimiento alguno.
Los sistemas de información
no están restringidos a representar objetos físicos, también pueden representar
abstracciones.
Tipos de modelos de un
sistema de información: “tal como es” corresponde a los sistemas tradicionales
de procesos de datos; “tal como debería ser” implica el uso del sistema en
forma de normativa, y “como debería ser” es un modelo predictivo, se utiliza
para modelizar consecuencias de posibles decisiones y permite la selección del
curso más apropiado de la acción. Dentro de una organización, los sistemas de
información más grandes son los que realizan las principales funciones; por
ejemplo, la nómina. Son sistemas institucionales que tienden a ser descriptivos
con algún componente de normativa, mientras que los sistemas personales se usan
con más frecuencia en una predictiva.
La materia prima de un
sistema de información son los datos: nombres, números, descripciones y muchas
otras cosas. Debemos ser selectivos al recoger datos, despiadados al
escogerlos, y capaces de organizarlos de tal forma que sean comprensibles y
útiles para que puedan usarse. Existen dos aspectos interrelacionados en
cualquier sistema de información: los mismos datos, su estructura inherente y
sus propiedades; y, la forma en que van a usarse los datos y por quién. Una
información útil en el sistema puede obtenerse a partir de los datos:
seleccionando datos relevantes de objetos o grupo de ellos, agregando datos, y
transformando datos. Es útil distinguir entre datos actuales y datos
históricos, con lo cual se puede decir que los datos se guardan en un sistema
para dos propósitos: guardar un registro de lo que ha ocurrido, y como una base
para tomar decisiones. También hay distintos niveles de información necesarios:
nivel operacional, que hace cosas, y un nivel de dirección, que supervisa y
planifica. La información requerida en un nivel operacional necesita estar bien
detallada y ser actual y válida minuto a minuto, mientras que la información de
la dirección generalmente está resumida y puede ser antigua. Los requisitos de
la información de una parte de la organización son que esta sea: conveniente,
precisa, relevante y, accesible, lo cual está implícito en un sistema de
información.
2.3. REPRESENTACIÓN DE LOS SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
La representación de
sistemas es a través de diagramas, los que son más fáciles de comprender, y
comprobar en precisión. Son aproximaciones estructuradas que dan una visión
funcional (qué se hace) del sistema de información y están basadas en uso de
diagramas de flujo de datos. Mediante el uso de modelos de datos como el modelo
Relación-Identidad se obtiene una visión global de los datos. También se debe
representar la forma en que se está implementando (cómo se hace) un sistema.
Los diagramas de flujo de datos contienen cuatro elementos: archivos, procesos,
movimientos de datos y objetos externos al sistema; y son una herramienta de
modelización con tres restricciones clave: son una representación del sistema
de información, no del sistema físico; no contienen información sobre la
secuencia o la temporización de los procesos; y, representan una abstracción
del sistema en términos de sus funciones.
Para completar la
representación se deben proporcionar especificaciones de los procesos y un diccionario
de datos, el cual tiene más detalle sobre el contenido de los archivos y flujo
de datos. Las partes principales para dibujar un diagrama de flujo de datos
son: descomposición funcional, seguimiento de los flujos de datos y el uso de
un diagrama físico de flujo de datos.
Los modelos de datos sirven
para analizar los datos en el sistema como un todo, y mostrando cómo pueden
organizarse para eliminar duplicados y redundancias, y de esa manera, alcanzar
mejores implementaciones. El modelo entidad-relación pertenece a una clase de
modelos conocida como nivel objeto, la cual describe a los datos en términos de
objetos en el sistema; también se les conoce como modelos conceptuales. Para
llevar esto a una representación gráfica, se deben identificar muy bien los
objetos de datos, que se denominan entidades, los cuales tienen ciertas
propiedades o atributos. Un atributo se convierte en un identificador cuando se
utiliza para encontrar una información en particular y puede ser que algún
atributo o más se conviertan en identificadores para ser más específicos en las
búsquedas. En alguna implementación en particular, estos identificadores pasan
a ser clave primaria o clave principal y es el orden en que está almacenada la
información. Existe una segunda clase de modelos llamados de nivel
implementación, los cuales tienden a trabajar en un nivel más detallado;
incluyen los modelos relacionales, de redes y jerárquicos.
3. PROCESOS
3.1. CAPTURA DE DATOS Y CODIFICACIÓN
Los procesos básicos que
tienen lugar en todo sistema de información, como la captura de datos, se les
llama procesos primitivos y pueden ocurrir como un flujo de información dentro
del sistema, o como información generada dentro del sistema. Al proceso de
convertir información real a otra que se englobe en categorías se le conoce
como codificación y a la conversión de datos de una forma física a otra se le
llama transcripción. Para que en un sistema de información se tengan datos
precisos y dignos de confianza se deben realizar las comprobaciones en diferentes
niveles: comprobar la cumplimentación de los datos, comprobaciones de datos
individuales, la consistencia interna, la consistencia con los datos
existentes, y la comprobación de la fiabilidad de los mismos datos. La
transformación de datos está a la cabeza de cualquier sistema de información,
algunos son simples (clasificar los datos), y otros más complejos (preparar
informes de pérdidas en ventas). La parte esencial de los sistemas de
información en alguna clase de sistema de archivo, es el proceso de colocar la
información relativa a objetos particulares en su lugar correcto y configurar
las referencias necesarias para la recuperación de la información de un objeto
en particular o una clase de objetos relacionados dando algún criterio.
3.2. TRANSFORMACIÓN
Los procesos de nivel
superior se dividen en transacciones, que son una secuencia de procesos
primitivos, o una combinación de varios de ellos; significan cualquier proceso
rutinario, con pequeñas variaciones, que suceden con frecuencia. Las áreas
críticas son las de captación de datos y la entrada de datos. La siguiente
subdivisión es la edición de datos, la cual implica la recuperación, la
modificación y el almacenamiento, normalmente se le conoce como actualización.
También los procesos se dividen en toma de decisiones, lo cual ocurre cuando
hay alternativas de acción en una situación particular, y es necesario efectuar
una elección. Existen cuatro etapas: organizar la información, determinar
alternativas, modelizar las consecuencias y, elegir la acción apropiada. La
siguiente división son los procesos de soporte de una decisión, que es el que
lleva a cabo la rutina importante necesaria para tomar una decisión, las cuales
realizan dos funciones distintas: dictaminar, que es el proceso de organizar la
información, y, modelizar, se diseña un modelo para predecir el efecto de
algunos cambios en ciertos parámetros del sistema. Y, por último, los procesos
de nivel superior se dividen en recuperación de información, lo cual es
esencialmente el proceso de recuperación primitivo considerado a un nivel de
usuario.
4. IMPLEMENTACIÓN
4.1. ¿QUÉ ES UNA IMPLEMENTACIÓN?
La implementación de un
sistema de información es la manera en que se hacen las tareas; una cosa es lo
que un sistema de información hace, lo que son las funciones, y otra cómo lo
hace, es decir su implementación, lo que requiere de cuatro componentes:
personal, hardware, software y almacenamiento de datos.
4.2. COMPONENTES
Los componentes personales
son fuentes de entrada y receptores de salidas, son los realizadores de los
procesos, son los que desarrollan y mantienen el sistema, y como proveedores de
soporte administrativo y técnico para la operación del sistema.
Hardware son los equipos en
donde se instala el sistema de información, ya sean PC’s o equipos más grandes,
llamados mainframes; la medida más útil del tamaño de un equipo es sobre la
base del volumen de información y a los datos que mantendrá en memoria para su
proceso, y quiénes van a compartir los datos, la necesidad de una respuesta
rápida y consistente, la protección de la información y la responsabilidad en
el manejo de la máquina y los datos de una persona o personas en particular.
Software, es la habilidad
de aceptar e interpretar conjuntos de instrucciones suministradas por el
usuario; a los conjuntos de instrucciones se les llaman programas; existen
cuatro tipos de software, primero, el sistema operativo, que es la interface
entre el software de aplicación y el hardware, los sistemas de aplicación, que
son los utilizados por los usuarios para realizar sus tareas y pueden ser de
aplicación específica o de uso general; las utilerías de desarrollo del
sistema, los cuales son los lenguajes de programación, los lenguajes de cuarta
generación o de usuario, y los paquetes de uso general y los medios útiles de
mantenimiento del sistema, que son unos conjuntos de instrucciones para copiar
archivos, crear, monitorear, etc.
Almacenamiento de datos, es
generalmente la decisión más crucial que debe tomarse, lo cual implica la
manera de guardar los datos (centralizados o en subdivisiones y el medio en el
que se deben guardar).
4.3. IMPLEMENTACIÓN DE PROCESOS
La implementación de
procesos puede ser manual o automática, y se tiene una tercera opción: los
procesos interactivos, que son llevados a cabo por una persona y una máquina
conjuntamente. Un sistema informático es tan bueno como la persona que la ha
configurado; en un sistema completo se tienen procesos manuales, automáticos e
interactivos.
Cualquier implementación
debe satisfacer los requisitos básicos de funcionamiento del sistema; es decir,
la información suministrada debe ser oportuna, precisa e importante, y además,
debe ser confiable y flexible. Una implementación es mala si cambios,
aparentemente triviales, son difíciles o imposibles de implementar. La
información necesaria debe ser accesible en la forma correcta sin que se
requiera mucho esfuerzo.
5. SISTEMAS DE INFORMACIÓN TÍPICOS
5.1. CLASIFICACIÓN
La clasificación de los
sistemas de información se puede dar de diferentes formas, por ejemplo, por
Área funcional, la cual es de acuerdo con el subsistema funcional de la
organización en el que va a usarse. Por tipo de función, es decir, por procesos
de transacciones, para dar soporte a decisiones o por recuperación de
información. También los sistemas pueden ser Institucionales o Personales, y
también se pueden clasificar por su implementación: Manual, interactivo o en
línea, y por procesos batch. Los sistemas de transacciones pueden ser: un
sistema de nómina, un sistema de reserva de boleto o un sistema de
contabilidad.
5.2. DISEÑO
Para el diseño de sistemas
se pueden utilizar diferentes metodologías; un diseño es siempre nuevo y
diferente en algo, además que existe una gran cantidad de experiencias
disponibles sobre qué cosas funcionan y cuáles no, y sobre las formas de
abordar los problemas de diseño. El diagrama de flujo de datos es un intento de
describir los procesos implicados en diseñar algo. Los procesos de operación de
diseño son de tres tipos: formulación de ideas, análisis funcional de las ideas,
y la selección de una solución.
En la formulación de ideas
el diseñador lo que hace es reunir su conocimiento técnico, su experiencia en
otros proyectos y el sentido estético. Para llevar a cabo el análisis de las
posibles soluciones, debemos tomar en cuenta: ¿Funcionará, satisface otros
requisitos, cuáles son los requisitos en materia de tiempo y dinero
(costo-beneficio), y si es estéticamente satisfactorio?. El análisis revela
imperfecciones en un diseño inicial, también en qué áreas se requieren cambios.
El criterio que se utilice para la selección de la solución: cumple el diseño
correctamente con la especificación funcional de lo que se requiere, los costos
comparativos de los distintos diseños, y las preferencias estéticas. Una vez
seleccionado el diseño, se da inicio a las especificaciones.
5.3. PROGRAMACIÓN
El problema de la
programación consiste en disponer de tiempos determinados para realizar un
conjunto de actividades, sujetas a restricciones. Existen tres tipos
principales de operaciones de programación: programación de un proyecto,
programación de un trabajo y la confección de horarios. La restricción
principal está en los recursos para llevar a cabo una tarea; en los proyectos,
los tiempos en una tarea deben esperar a que otra se termine. Las
implementaciones de los sistemas de programación van desde unos totalmente
manuales, a otros totalmente automatizadas. Para la programación de un
proyecto, el cual es un trabajo preciso: tiene un inicio, un punto intermedio y
un final, y que normalmente se divide en tareas realizadas por grupos distintos
de gente, es necesario decidir sobre las tareas, estimar el tiempo y los
recursos a utilizar. El valor real de los sistemas de proyecto reside en su
monitorización. La programación de un trabajo, como programar las entregas de
mercancía a clientes, debe configurarse diariamente; la aproximación empleada
es heurística, es decir, no siempre es la más óptima, pero sí la más razonable.
Y, la confección de horarios implica la configuración de un programa que se
repite muchas veces: diario, semanal, mensual o anual.
Un sistema experto es un
sistema que intenta emular el comportamiento de un experto humano en un área en
particular. Las técnicas empleadas en sistemas expertos han sido desarrolladas
como parte de investigación en la inteligencia artificial y su objetivo es
crear sistemas computacionales que se comporten de forma prerrogativa de los
seres inteligentes, como: interpretación de lenguaje, interpretación de
imágenes, juegos, resolver problemas matemáticos o diagnosticar enfermedades.
Los sistemas expertos tienen un mecanismo explicativo: dan una lista de las
reglas empleadas, y donde se han utilizado, para alcanzar la conclusión; esto
puede ser usado para adaptar los resultados o adaptar al sistema para alcanzar
un resultado distinto. Aunque debe señalarse que el computador no actúa de
forma inteligente, simplemente hace lo que se le indica, pero mediante un
análisis más complicado del problema y un conjunto de instrucciones más
complejo.
6. PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
6.1. ¿QUIÉN HACE LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA?
La planificación
estratégica está relacionada con la toma de decisiones a largo plazo; es una
función de alta dirección dentro de una organización. En compañías
particulares, a estos sistemas de soporte a decisiones, se les da el término de
sistemas de información de dirección. En el sector público, la planificación
estratégica juega un papel más significativo, ya que los gobiernos están
interesados en la planificación económica, de infraestructura, a largo plazo en
sectores particulares (agricultura, industria, educación). Los requerimientos
de información de dirección se encuentran en la acumulación o fuente de
información, la formulación de posibles soluciones, la modelización de las
consecuencias y la selección de la mejor solución. El resultado final de un
ejercicio de planificación estratégica es un informe: tablas, gráficas y mucho
texto.
6.2. PROCESOS DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
Cualquier organización
tiene un gran número de sistemas de información. Abarcan desde los grandes
sistemas institucionales, que sirven a la organización como un todo (Ej.
Sistema de nómina), pasando por los sistemas institucionales al servicio de
partes específicas de la organización (Ej. Compras, ventas, inventario), hasta
los sistemas personales desarrollados y usados por directivos y profesionales
individuales (Ej. Presupuestos). Existe una necesidad, en el ámbito
organizativo, de mover información entre los sistemas, y en traer información a
partir de los distintos sistemas en conjunto. Los sistemas integrales son
extremadamente difíciles de implementar y de operar con eficacia, ya que el
área responsable del sistema ha de pensar en todo y ha de ser capaz de
responder con flexibilidad a muchas peticiones conflictivas. Las técnicas de
modelización de datos ayudaron en la integración de sistemas y es una forma de
asegurar que el contenido en una base de datos estuviera debidamente
especificada, eliminando duplicidad y ambigüedad en los datos y darle un uso
efectivo.
Desarrollar un sistema
informático para un usuario es una forma de ingeniería: se aplican ideas
teóricas, experiencias pasadas y sentido estético para dar una solución a un
problema particular. El sentido estético es el más difícil de obtener. La
prueba principal: un sistema sencillo, elegante y fácil de usar, o uno enredado
y complicado. Los elementos de solución son: hardware, software, personal y
almacenamiento de datos. Se deben considerar también los problemas de encontrar
la solución y ponerla en práctica, y el tiempo y forma de transición al nuevo
sistema. Existen dos tipos de problemas: los técnicos de llevar a cabo el
diseño de un sistema que funcione, y los problemas administrativos de
asegurarse que es el sistema correcto.
6.3. ETAPAS DE DESARROLLO
Una descripción sencilla
del desarrollo de un sistema informático se muestra en tres etapas; una fase de
investigación para determinar los requisitos del sistema, una etapa de diseño,
y una etapa de implementación. El punto de partida es la expresión de una
necesidad y representa un estado sobre los síntomas de un problema de base, no
un estado del problema en sí mismo. Con los sistemas de información, las
necesidades normalmente hacen meditar sobre la incapacidad para obtener la
información requerida, son una carga para mantener o conservar información, o
dan lugar a problemas para realizar cambios. La fase de investigación
identifica los problemas reales subyacentes a los síntomas, especifica los
requisitos para una solución, e identifica cualquier restricción en las
soluciones posibles. La especificación funcional va en la fase de diseño, que
implica decidir cómo han de realizarse estas funciones. Primero se debe reunir
una serie de ideas generales sobre cómo funcionan distintos tipos de sistemas
para una solución o soluciones que son aplicables al problema, enseguida, se
deben llevar a cabo análisis sobre las ideas aportadas, y por último, decidir
sobre la solución más apropiada. La fase de construcción toma los planos
preparados durante la fase de diseño y los implementa. Se debe mantener una
visión global de la solución y no encallar en los detalles.
Los sistemas de información
nunca son perfectos, por lo que, después de la implementación, se evalúa su
operación, y esto lleva casi inevitablemente a una nueva serie de cambios. Las
fases primarias de investigación deben ser utilizadas por personas con
experiencia en el campo donde se va a usar el sistema de información, mientras
que el diseño detallado y la implementación, deben ser hechos por profesionales.
Las estrategias empleadas para el desarrollo de sistemas son: prototipos y
desarrollos evolutivos. En los prototipos las funciones requeridas pueden ser
claramente definidas, mientras que los desarrollos evolutivos son desarrollos
pilotos que realizan algunas funciones que pueden ir cambiando o adicionando
hasta que el sistema alcanza una forma estable y no requiere cambios.
En la fase de investigación
del desarrollo de sistemas se intenta especificar lo que hace el sistema. Hay
dos situaciones distintas con las que se tienen que enfrentar: cuando no hay un
sistema de información y debe crearse uno nuevo, y cuando hay un sistema
existente que de alguna manera no es satisfactorio. Para la primer situación se
debe: definir los objetivos del sistema y definir las funciones a realizar para
alcanzar éstos. Los objetivos principales de un sistema de información
conciernen a la entrega de información: qué información debe estar disponible,
para quién, en qué escala de tiempo debe actualizarse y cuántos objetivos secundarios
se incluyen: requisitos para la captura y entrada de datos, los entornos de
trabajo de las personas y tipos de trabajo, restricciones financieras y límites
de tiempo. Las herramientas para especificar las funciones de los sistemas de
información son: diagramas de flujo de datos y modelo de datos.
6.4. ESPECIFICACIÓN FUNCIONAL
Cuando ya se tiene un
sistema de información hay cinco etapas al derivar una especificación
funcional: definir un objetivo global para el cambio, modelizar el sistema
existente, analizar el modelo, definir los objetivos específicos de los cambios
que deben hacerse y definir los cambios funcionales necesarios para dar efecto
a estos objetivos. Dando la descripción del sistema existente, normalmente es
posible determinar las causas básicas de los síntomas y una vez identificados
los problemas, se debe decidir cuál de ellos se tratará de resolver y en qué
extensión. Sólo han de aparecer los cambios que son funcionalmente necesarios.
Al diseñar el nuevo sistema
se está decidiendo cómo han de implementarse las funciones detalladas en la
especificación funcional, se está pasando desde lo que se requiere hasta cómo
conseguirlo. Cada situación de diseño es única. Existe un gran número de
implementaciones posibles para un sistema. En la identificación de cómo debe
hacerse cada proceso, se debe incluir: una identificación de los procesos, las
escalas de tiempo (frecuencia) y los tipos de entrada y salida de datos y la
forma de los procesos manuales que lo complementan, una arquitectura del
sistema, que cubre requisitos de la forma de organización de los datos, la
localización de los procesos y la configuración del sistema, así como una
identificación de los subsistemas (tareas o programas) que pueden tratarse por
separado. Se debe dar una visión global de cómo funcionará el nuevo sistema.
La evaluación de las
propuestas de diseño, una vez reunidas, se deben analizar para ver si van a
funcionar o no, los factores a considerar son: viabilidad técnica, viabilidad
organizativa y viabilidad económica. La viabilidad técnica tiene que ver con
los avances tecnológicos y de cuánto dinero se tiene para gastar. En la
viabilidad organizativa tienen que ver el valor del sistema para las personas
que hacen un trabajo en particular, la complejidad técnica de las personas que
se supone van a usar el sistema, las condiciones de trabajo, las interfaces y
compatibilidad con otros sistemas, la organización del desarrollo de grandes
sistemas y los eventos relacionados globalmente con la sociedad. Y la viabilidad
económica está relacionada con: los costos del sistema y los beneficios
esperados.
La técnica y documentación
estadística en la administración de empresas son aplicaciones prácticas. Es el
conjunto de los métodos que tienen por fin el estudio numérico de las
colectividades, Se aplica a los conjuntos para distinguir, clasificar y contar.
La estadística es considerada como la recolección de datos y documentos para
administrar mejor. Uno de los factores más importantes de la estabilidad y el
buen rendimiento de los negocios es, sin discusión, el establecimiento de
estadísticas más completas y su más amplia utilización.
El diseño detallado y la
codificación de un sistema informático es tal que requiere experiencia técnica,
y es de interés para los usuarios sólo en el sentido de que necesitan
monitorear el progreso del desarrollo y revisar a la vez el diseño y la
implementación para asegurar que el sistema satisfaga sus requisitos. En el
proceso de conversión tienden a presentarse tres problemas: resistencia al cambio,
no familiaridad con el nuevo sistema y la transferencia de datos del sistema
anterior al nuevo. Las estrategias empleadas para la conversión son: puesta en
servicio inmediato, operación en paralelo y la implementación por fases.
El plan de sistemas de
información corporativos significa que se debe distinguir muy bien entre la
forma con que las responsabilidades son llevadas a cabo en relación con los
principales sistemas institucionales, y con respecto a los sistemas personales
y a pequeños sistemas institucionales. El desarrollo de grandes sistemas
institucionales implica el compromiso de recursos significativos (personal
calificado, hardware y dinero) durante un largo período de tiempo, así, la
planificación de grandes sistemas de información es una responsabilidad
corporativa. Sistemas muy pequeños pueden desarrollarse dentro de los recursos
del grupo o sección que los necesitan, y es donde surge la necesidad de
coordinar la compra de software y hardware siempre que sea posible, para
asegurar un nivel de compatibilidad entre las secciones.
Una necesidad posterior es
el coordinar el uso de la información dentro de la organización en el sentido
de que debe estar disponible dónde y cuándo se necesite, pero al mismo tiempo
deberá minimizarse la duplicación de esfuerzos al capturar y conservar los
datos. Esto requiere que la organización tenga un proceso de planificación
corporativa en el que se discutan las necesidades de sistemas de información,
se desarrollen prioridades y se asuman compromisos. Esto da como resultado un
Plan de Sistemas de Información, el cual contendría una planificación de
desarrollo para sistemas grandes y una estrategia para el desarrollo de
sistemas pequeños, o subsistemas, teniendo en cuenta el nivel de apoyo de los
servicios a prestar a los usuarios.
Julian
Fernando Cuesta
Lic.
En Tecnología e Informática
UNIMINUTO
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